Screenshot History: Produktivität über Wochen nachvollziehen

Ein IT-Dienstleister mit 30 Kunden-PCs setzt Wolfeye Screenshot History ein. Ergebnis im Beispiel: Zeitfresser rückblickend erkannt, Fokus-Blöcke eingeführt, messbar mehr produktive Zeit – und zusätzliche Service-Umsätze durch Abo-Modell.

„Live sehe ich, was gerade passiert – aber wie finde ich heraus, was letzte Woche wirklich los war?“

Diese Frage stellte sich ein IT-Dienstleister mit rund 30 Remote-PCs.

Eine Antwort darauf ist Wolfeye Screenshot History – optional, zeitlich begrenzt und pro Gerät konfigurierbar.
Du legst fest: Intervall (z. B. alle 5 Minuten), welche PCs erfasst werden und wie lange die Daten gespeichert bleiben.

In einem Praxisbeispiel führte das zu spürbar mehr produktiver Zeit innerhalb von etwa 30 Tagen – u. a. durch klarere Regeln, Fokus-Blöcke und bessere Planung.

Dieser Beitrag zeigt einen möglichen 30-Tage-Plan – inklusive Video, Beispielzahlen, Auswertungsmöglichkeiten und FAQ. Alle Zahlen dienen als Orientierung und können je nach Unternehmen deutlich abweichen.

Screenshot-basierte Auswertung: Muster über Wochen hinweg erkennen

Das Problem

Viele Unternehmen mit zahlreichen PCs kämpfen mit einem ähnlichen Muster: Auf dem Papier ist „aktiv“ – in Wirklichkeit fließt ein Teil der Zeit in Ablenkungen. Ohne rückblickende Sicht auf die Bildschirme bleibt das schwer greifbar. Aktivitäts-Logs zeigen meist nur, dass ein Gerät in Benutzung war. Screenshot-basierte Analysen können dagegen sichtbar machen, womit gearbeitet wurde: Welche Anwendungen lagen im Vordergrund? Wie lang dauerte eine bestimmte Phase? Wann gab es längere Idle-Zeiten?

Die Lösung: Flexible Screenshot History

Wolfeye kann auf Windows-PCs im Hintergrund laufen und bei Bedarf um eine Screenshot History erweitert werden.

Die Aktivierung erfolgt im Dashboard:
• Intervall wählen (z. B. alle 5 Minuten, abhängig von Bedarf und Speicherbudget)
• Geräte oder Gruppen auswählen, für die eine History geführt wird
• Speicherdauer festlegen (z. B. 7, 14 oder 30 Tage) – ältere Screenshots werden automatisch gelöscht

Je nach Infrastruktur können Screenshots verschlüsselt übertragen und zentral gespeichert werden. Die Live-Ansicht bleibt parallel verfügbar. Welche Einstellungen rechtlich zulässig und betrieblich sinnvoll sind, hängt von euren internen Regelungen und den gesetzlichen Vorgaben ab.

Video: Screenshot History & Idle-Time-Auswertung in der Praxis

Im Video sieht man, wie eine Screenshot History aktiviert wird, wie sich Inaktivitätsphasen (Idle-Zeit) optisch markieren lassen und wie Admins rückblickend typische Muster erkennen können. Das Beispiel arbeitet mit einem 5-Minuten-Intervall – andere Intervalle sind je nach Speicherbedarf und Analyseziel denkbar.

Video: Beispielhafte Nutzung von Wolfeye Screenshot History (YouTube)

Beispiel: IT-Dienstleister mit 30 PCs

Ein IT-Dienstleister betreut 30 Remote-PCs (Buchhaltung, Support). Nach Aktivierung einer Screenshot History mit 5-Minuten-Intervall lediglich für ausgewählte Arbeitsplätze ergab die Auswertung über mehrere Wochen hinweg u. a.:
• regelmäßige YouTube-Nutzung während Kernarbeitszeit
• häufige Social-Media-Aufrufe
• private E-Mail- und Shopping-Phasen

Statt sofortiger Konfrontation setzte der Dienstleister gemeinsam mit der Geschäftsleitung auf Transparenz, klare Kommunikationsregeln und Fokus-Blöcke am Vormittag. In Kombination mit bestehenden Leistungskennzahlen ergab sich so eine spürbare Reduktion von Ablenkungen und eine besser planbare Auslastung. Die konkreten Zahlen sind branchen- und teamabhängig, zeigen aber, welches Potenzial in einer strukturierten Auswertung steckt.

Typische Zeitfresser (Beispielszenario, 30 PCs, 1 Woche)

Aktivität	Geschätzte Zeit/Woche	Geschätzte Kosten/Monat*
YouTube & Streaming	bis zu 18 Std.	ca. 540 €
Social Media (privat)	bis zu 15 Std.	ca. 450 €
Private E-Mails & Chats	bis zu 12 Std.	ca. 360 €
Online-Shopping	bis zu 8 Std.	ca. 240 €
Spiele & Downloads	bis zu 5 Std.	ca. 150 €

Vorher vs. Nachher (Beispiel)

Vorher: Wenig Transparenz über tatsächliche Bildschirmaktivitäten, wiederkehrende Unterbrechungen, schwer planbare Auslastung.
Nachher: Klarere Regeln, Fokus-Zeiten, besser nachvollziehbare Nutzung von Kernarbeitszeit – in einem Beispiel mit rund +25 % produktiver Zeit und spürbar weniger Ablenkungen. Die tatsächlichen Effekte hängen jedoch stark von Branche, Teamkultur und Umsetzung ab.

Warum eine flexible Screenshot History hilfreich sein kann

Bei vielen Arbeitsplätzen ist manuelles Nachvollziehen von Aktivitäten kaum möglich. Eine zeitlich begrenzte Screenshot History kann helfen, über einen definierten Zeitraum hinweg Muster zu erkennen:

• Peak-Zeiten: Wann wird konzentriert gearbeitet, wann häufen sich Unterbrechungen?
• Top-Anwendungen: Welche Programme stehen im Vordergrund?
• Idle-Phasen: Wo gibt es ungeplante Leerlaufzeiten?

Wichtig dabei: Transparenz und klare Regeln. Die Auswertungen sollten im Einklang mit Arbeitsrecht, Datenschutz und ggf. Mitbestimmungsrechten stehen. Ideal ist es, die gewonnenen Erkenntnisse in offene, konstruktive Gespräche einfließen zu lassen – etwa um Prozesse zu verbessern, Schulungsbedarf zu erkennen oder Aufgaben neu zu verteilen.

IT-Dienstleister können eine solche Auswertung häufig als Bestandteil eines wiederkehrenden Service-Pakets anbieten – inklusive Einrichtung, Interpretation der Daten und laufender Optimierung.

Möglicher 30-Tage-Implementierungsplan für Screenshot History

• Tag 1–2: Wolfeye auf den relevanten PCs installieren, rechtliche Rahmenbedingungen (Datenschutz, Betriebsrat, interne Richtlinien) prüfen.
• Tag 3: Screenshot History für eine kleine Pilotgruppe mit moderatem Intervall (z. B. 5 Minuten) aktivieren.
• Tag 4–10: Daten sammeln, typische Muster beobachten, technische Stabilität prüfen.
• Tag 11: Erste Auswertung: Peak-Zeiten, häufig genutzte Apps, auffällige Idle-Phasen.
• Tag 12: Report-Vorlage erstellen (z. B. PDF mit zusammenfassenden Grafiken und wenigen ausgewählten Screenshots).
• Tag 13–15: Ergebnisse mit der Geschäftsleitung besprechen, gemeinsam Ziele und Leitlinien für den Einsatz definieren.
• Tag 16–20: Fokus-Blöcke, klare Kommunikationszeiten und ggf. App-/Website-Richtlinien einführen.
• Tag 21–30: Wöchentliche Review-Runde: Was hat sich verbessert? Wo gibt es noch Engpässe oder Ablenkungen?
• Ab Tag 30: Entscheidung, ob und wie Screenshot History dauerhaft und in welchem Umfang genutzt werden soll (z. B. nur temporär, nur in bestimmten Teams, nur zu Audit-Zwecken).

Fazit

Von „Wir ahnen, dass Zeit verloren geht“ zu „Wir sehen, wo wir ansetzen können“.

Eine zeitlich begrenzte Screenshot History kann dabei helfen, Arbeitsabläufe besser zu verstehen und gemeinsam zu optimieren – vorausgesetzt, sie wird rechtssicher, transparent und mit Augenmaß eingesetzt.

Ob daraus im Einzelfall +10 %, +25 % oder mehr produktive Zeit entstehen, hängt von vielen Faktoren ab: Ausgangssituation, Teamkultur, Führung, Prozesse. Wolfeye liefert die Datenbasis – die Umsetzung passiert in deinem Unternehmen.

Nutze die Testphase, um in einer kleinen Pilotgruppe herauszufinden, ob und wie Screenshot History euch wirklich weiterhilft.

Wolfeye ist Monitoring-Software. Der Einsatz unterliegt u. a. Arbeitsrecht, Datenschutzrecht (z. B. DSGVO) und ggf. Mitbestimmungsrechten. Vor der Nutzung sollten rechtliche Rahmenbedingungen geprüft und Mitarbeitende transparent informiert werden.