Wolfeye vs. Hubstaff: Live-Monitoring-Alternative für viele KMUs und IT-Dienstleister

Ein IT-Dienstleister vergleicht Hubstaff und Wolfeye bei 2 KMU-Kunden (40 PCs). In seinem Praxisbeispiel: ähnliche Lizenzkosten, Live-Ansicht statt reiner Screenshots und spürbar mehr Transparenz im Arbeitsalltag.

Tools wie Hubstaff und Wolfeye verfolgen unterschiedliche Schwerpunkte:
– Hubstaff legt den Fokus auf Zeiterfassung, Aktivitätsdaten und Intervall-Screenshots – häufig genutzt von Remote-Teams und Freelancern.
– Wolfeye konzentriert sich auf Live-Screen-Monitoring, also das laufende Bild des Bildschirms in (nahezu) Echtzeit.

Ein KMU-Chef mit 40 Hybrid-PCs formulierte es so: „Wir erfassen bereits Zeiten – ich möchte zusätzlich live sehen, was auf den Bildschirmen passiert.“

In diesem Artikel betrachten wir einen praxisnahen Vergleich, in dem ein IT-Dienstleister Hubstaff und Wolfeye im KMU-Umfeld gegenüberstellt. Du findest hier ein Beispiel-Szenario, eine Beispielrechnung (ROI), einen 7-Tage-Evaluationsplan und ein Live-Demo-Video von Wolfeye.
Wichtig: Alle Zahlen sind vereinfachte Beispiele und ersetzen keine individuelle Angebotsprüfung oder Rechtsberatung.

Wolfeye vs Hubstaff in SMB and IT provider context

Praxisvergleich: Zeit- & Aktivitätstracking mit Hubstaff und Live-Monitoring mit Wolfeye im KMU-Umfeld

Hubstaff im Kontext von Remote-Arbeit und Zeiterfassung

Hubstaff ist in erster Linie für Zeiterfassung, Aktivitätsauswertungen und Remote-Teams konzipiert. Typische Funktionen sind unter anderem:

Zeiterfassung pro Projekt und Aufgabe
optionale periodische Screenshots (z. B. alle X Minuten)
App- und URL-Tracking
optionale GPS-Funktionen bei mobilen Einsätzen

Für viele Teams ist das genau der richtige Ansatz – insbesondere, wenn es um Abrechnung von Projektzeiten oder Nachvollziehbarkeit von Remote-Arbeit geht.

Einige KMU-Chefs und IT-Dienstleister berichten jedoch, dass sie zusätzlich zur Zeiterfassung eine kontinuierliche Live-Ansicht wünschen – zum Beispiel um:

spontan zu sehen, woran gerade gearbeitet wird,
Schulungen, Einarbeitungen oder Support-Sessions visuell zu begleiten und
Ablenkungen frühzeitig zu erkennen und im Gespräch zu adressieren.

In solchen Szenarien können Intervall-Screenshots als zu grob oder zeitversetzt empfunden werden. Das bedeutet nicht, dass Hubstaff „falsch“ wäre – sondern, dass manche Unternehmen für bestimmte Use Cases eher ein Live-Bild als ergänzenden Baustein suchen.

Wolfeye als ergänzende Live-Monitoring-Alternative

Wolfeye setzt genau hier an und konzentriert sich auf Live-Screen-Monitoring:

Installation eines Agents auf Windows-PCs
Live-Ansicht der Bildschirme im Cloud-Dashboard
Regelmäßige Aktualisierung der Ansicht im Sekundenbereich
Skalierbar von wenigen bis zu hunderten PCs

Wolfeye bietet bewusst keine klassische Zeiterfassung, kein GPS-Tracking und keine umfassende Payroll-Logik. Der Fokus liegt darauf, visuelle Transparenz in Echtzeit bereitzustellen – etwa zur Unterstützung von Führungskräften, Teamleitern und IT-Providern.

Die Software läuft auf den überwachten Rechnern im Hintergrund und kann – abhängig von deiner Konfiguration – relativ unauffällig sein. Ob und wie Mitarbeitende informiert werden müssen, ergibt sich aus dem jeweils geltenden Arbeits- und Datenschutzrecht und sollte vorab individuell mit fachkundigen Beratern geklärt werden.

Live-Demo: Wolfeye Screen-Monitoring in wenigen Minuten (YouTube)

Im Demo-Video siehst du, wie Wolfeye Bildschirme live im Dashboard darstellt: mehrere PCs in einer Grid-Ansicht, regelmäßige Updates und Zugriff über den Browser – auch von unterwegs.

Video: Wolfeye Live-Monitoring – Beispiel für Echtzeit-Bildschirmüberwachung (YouTube)

Praxisbeispiel: IT-Provider mit 40 PCs

Ein IT-Dienstleister betreut zwei KMU-Kunden mit insgesamt 40 PCs. Diese Kunden nutzen bereits eine Zeiterfassungs-Lösung, hatten aber zusätzlich den Wunsch, Bildschirminhalte kurzfristig und live einsehen zu können – insbesondere bei Home-Office-Setups.

Der Dienstleister testet daraufhin Hubstaff und Wolfeye in einem Beispielprojekt:

Hubstaff nutzt er primär für Zeiterfassung und Aktivitätsdaten.
Wolfeye testet er als Live-Monitoring-Baustein, um bei Bedarf aktuelle Screens einzusehen.

In seiner vereinfachten Beispielrechnung (Stand 2025) liegen die reinen Lizenzkosten bei rund 3.360 US-Dollar/Jahr für Hubstaff (abhängig vom gewählten Plan) und etwa 3.200 US-Dollar/Jahr für 40 PCs mit Wolfeye.

Entscheidender als die relativ geringe Kostendifferenz war für ihn jedoch der andere Funktionsschwerpunkt: Mit Wolfeye konnte er in diesem Projekt vor allem bei Live-Einblicken, Einarbeitungen und der Besprechung von Ablenkungen punkten. In internen Auswertungen stellte er eine spürbare Effizienzsteigerung fest – diese Zahlen sind allerdings projektspezifisch und lassen sich nicht ohne Weiteres verallgemeinern.

Wolfeye vs. Hubstaff: Beispielhafter Funktionsvergleich für KMUs & IT-Provider

Kriterium	Hubstaff (Zeit & Aktivität)	Wolfeye (Live-Monitoring)	Kommentar
Hauptfokus	Zeiterfassung, Aktivitäts-Tracking, Abrechnung	Live-Bildschirme, visuelle Transparenz	Beide Ansätze können sich ergänzen
Bildschirm-Erfassung	Intervall-Screenshots (zeitversetzt)	Nahezu Echtzeit-Ansicht	Live vs. historisch
Einsatzszenarien	Remote-Teams, Projektabrechnung, Freelancer	KMUs, IT-Provider, Schulung/Support	Unterschiedliche Schwerpunkte
Lizenzmodell (Beispiel)	Meist User/Monat, planabhängig	PC-basiert (z. B. ca. 80 US-Dollar/PC/Jahr)	Exakte Preise beim Anbieter prüfen
Ergänzung im Stack	Stark bei Zeiten & Aktivität	Stark bei Live-Transparenz	Kombination häufig sinnvoll

Vorher vs. Nachher im Beispiel-Szenario

Vorher: Die Kunden nutzten primär Zeiterfassung und Aktivitätsberichte. Bei Fragen wie „Woran wird gerade gearbeitet?“ musste man sich auf Berichte oder spätere Screenshots verlassen.
Nachher: Mit Wolfeye hatte der IT-Provider zusätzlich eine Live-Ansicht zur Verfügung. In diesem Beispiel konnte er Ablenkungen schneller erkennen, Einarbeitungen visuell begleiten und Rückfragen im Gespräch konkreter beantworten. Hinweis: Dies ist eine Einzelfall-Beschreibung und keine pauschale Aussage über alle Hubstaff- oder Wolfeye-Installationen.

Warum Wolfeye für viele IT-Provider ein sinnvoller Live-Baustein ist

Viele IT-Dienstleister bieten ihren Kunden bereits Lösungen für Zeiterfassung, Tickets und Kollaboration an. Wolfeye ergänzt diesen Stack als spezialisierte Live-Monitoring-Komponente:

schnell ausrollbar (z. B. per Skript oder RMM),
einfach zu erklären („Sie sehen live, was auf den Bildschirmen passiert.“),
gut in ein Managed-Services-Paket integrierbar (Monitoring, Beratung, Optimierung).

Das heißt nicht, dass Hubstaff „überflüssig“ wäre – im Gegenteil: Für Zeiterfassung und Aktivitätsanalysen bleibt ein Tool wie Hubstaff in vielen Setups wichtig. Wolfeye adressiert einen anderen Schwerpunkt: Live-Transparenz auf Bildschirmebene.

Beispiel-ROI: Wirtschaftlichkeit im 40-PC-KMU

In unserem Beispiel-Szenario liegen die Lizenzkosten bei rund 3.360 US-Dollar/Jahr für Hubstaff (abhängig vom Plan) und etwa 3.200 US-Dollar/Jahr für 40 PCs mit Wolfeye.

Der eigentliche Hebel kann aber in der Produktivitätswirkung liegen: Wenn es gelingt, Ablenkungsphasen zu reduzieren und Prozesse zu optimieren, kann schon ein einstelliger oder zweistelliger Prozentbereich spürbare Effekte haben. Wie hoch diese Effekte genau sind, ist jedoch von Unternehmen zu Unternehmen verschieden. Die hier genannten Zahlen sind daher nur als Orientierung zu verstehen und keine Garantie.

7-Tage-Plan: So vergleichst du Hubstaff & Wolfeye strukturiert

Tag 1: Bestehende Tools und Anforderungen erfassen (Zeiterfassung, Monitoring, Reporting).
Tag 2: Wolfeye auf einer kleinen Pilotgruppe (z. B. 3–5 PCs) installieren.
Tag 3: Hubstaff-Reports und Wolfeye-Live-Ansichten im Alltag nebeneinander beobachten.
Tag 4: Use Cases sammeln: Wo helfen Intervall-Screenshots, wo eine Live-Ansicht?
Tag 5: Feedback von Geschäftsführung, Teamleitung und – falls vorhanden – Arbeitnehmervertretung einholen.
Tag 6: Wirtschaftlichkeit und Datenschutz-Konzept prüfen (mit externer Beratung, falls nötig).
Tag 7: Entscheidung treffen: Hubstaff beibehalten, Wolfeye ergänzend einsetzen oder bestimmte Szenarien umstellen.

Häufige Fragen zu Wolfeye im Vergleich zu Hubstaff

Ersetzt Wolfeye Hubstaff?
Nicht zwingend. Viele Unternehmen nutzen weiterhin eine Zeiterfassungs- oder Payroll-Lösung (wie z. B. Hubstaff) und setzen Wolfeye ergänzend für Live-Transparenz ein. Welche Kombination sinnvoll ist, hängt von deinen Anforderungen ab.

Wie sichtbar ist Wolfeye für Mitarbeitende?
Wolfeye läuft als Software auf Windows-Rechnern und kann – je nach Konfiguration – vergleichsweise unauffällig sein. Ob und wie über eine Überwachung informiert werden muss, ist eine rechtliche Frage, die vom jeweiligen Land und den konkreten Umständen abhängt. Oft sind transparente Richtlinien oder Betriebsvereinbarungen sinnvoll oder vorgeschrieben.

Funktioniert Wolfeye mit Remote-Desktops und Homeoffice?
Ja, sofern die technischen Voraussetzungen (Netzwerk, Rechte, Firewall) gegeben sind, können auch entfernte Windows-Systeme überwacht werden.

Wie viel kostet Wolfeye?
In vielen Szenarien bewegen sich die Kosten etwa bei 80 US-Dollar pro PC und Jahr. Die aktuell gültigen Konditionen findest du auf unserer Preisseite. Zu den Preisen →

Kann ich mehrere Kunden als IT-Provider trennen?
IT-Dienstleister setzen Wolfeye häufig so ein, dass sie für jeden Kunden ein eigenes Dashboard oder Konto nutzen. Das genaue Setup hängt von deinem Service-Modell ab.

Gibt es eine Testphase?
Ja, du kannst Wolfeye in der Regel zeitlich begrenzt testen und den Funktionsumfang in deiner eigenen Umgebung prüfen. Test starten →

Fazit

Hubstaff und Wolfeye lösen unterschiedliche Aufgaben. Während Hubstaff stark im Bereich Zeiterfassung und Aktivitäts-Tracking ist, bietet Wolfeye eine fokussierte Live-Bildschirmansicht, die sich besonders für KMUs und IT-Provider eignet, die mehr visuelle Transparenz wünschen.

Statt die Frage „Welches Tool ist besser?“ zu stellen, lohnt sich eher:

Welche Daten brauchen wir – Zeiten, Aktivitäten, Live-Bildschirme oder alles zusammen?
Wie viel Einführungsaufwand und Schulung sind realistisch?
Wie stellen wir sicher, dass arbeits- und datenschutzrechtliche Vorgaben eingehalten werden?

Ein kleiner Pilot mit Wolfeye neben deiner bestehenden Lösung zeigt dir schnell, ob eine Kombination oder ein Wechsel zu mehr Live-Transparenz für dein Unternehmen sinnvoll ist.

Wolfeye testen und mit deinem aktuellen Setup vergleichen

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Hinweis: Wolfeye ist Software zur Bildschirmüberwachung. Die rechtmäßige Nutzung hängt von den Arbeits- und Datenschutzgesetzen des jeweiligen Landes ab. Vor Einsatz sollte zwingend individueller Rechtsrat eingeholt werden. Die hier dargestellte Gegenüberstellung zu Hubstaff basiert auf öffentlich zugänglichen Informationen und Beispielkonfigurationen und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder rechtliche Verbindlichkeit.