Stealth-Monitoring im Büro: mehr Transparenz & Billable Hours (Beispiel-Szenario)

Ein KMU mit 15 Büroplätzen setzt Monitoring-Software ein, um Produktivität und Auslastung besser zu verstehen. Mit Modellzahlen, Beispiel-Plan und klaren Hinweisen zum rechtlichen Rahmen (keine Rechtsberatung).

„Im Büro sieht man ja alles.“

In der Praxis stimmt das selten. Zwischen Meetings, E-Mails und Kaffeepausen bleibt oft unklar, wie viel der Arbeitszeit wirklich produktiv genutzt wird – und wie viel in Ablenkung, Social Media oder private Chats fließt.

In diesem Artikel betrachten wir ein Beispiel-Szenario: Ein IT-Dienstleister unterstützt ein KMU mit 15 Büroarbeitsplätzen mit einer Monitoring-Software wie Wolfeye. In einer internen, beispielhaften Auswertung wird geschätzt, dass sich die abrechenbaren Stunden um etwa 25 % steigern lassen, weil Zeitfresser besser sichtbar werden und Prozesse optimiert werden.

Wichtig: Die genannten Werte sind Modellzahlen aus einem Fallbeispiel, keine Zusage für konkrete Ergebnisse. Und: Ob und wie Stealth- bzw. Bildschirm-Monitoring im Büro rechtlich zulässig ist (Information der Mitarbeiter, Einwilligung, Betriebsrat, Betriebsvereinbarung usw.), hängt von den jeweils geltenden arbeits- und datenschutzrechtlichen Vorschriften ab.

Foto: Pexels (CC0) – Büroalltag / Office-Umgebung (Symbolbild)

Das Problem: Büro-Produktivität ist oft nur Bauchgefühl

In vielen Studien und Umfragen berichten Unternehmen, dass ein relevanter Teil der Bürozeit in Ablenkungen fließt: Social Media, private Chats, Online-Shopping, lange Pausen. In Open-Space-Büros fühlt es sich trotzdem so an, als hätte man „alles im Blick“. Die Realität: Excel-Tabellen, Zeiterfassungstools und der kurze Blick über die Schulter zeigen nur einen Ausschnitt.

Besonders für IT-Dienstleister stellt sich die Frage: „Wie kann ich meinem KMU-Kunden helfen, Büro-Produktivität und Auslastung auf Basis von Daten – nicht Bauchgefühl – zu beurteilen?“

Die Lösung: Diskretes Bildschirm-Monitoring als zusätzliche Datengrundlage

Wolfeye ist eine Monitoring-Software, die so konfiguriert werden kann, dass sie im Hintergrund läuft und den Arbeitsalltag nicht stört. In kurzen Intervallen (je nach Konfiguration) werden Screenshots erstellt und auf dem Server aktualisiert.

Im Standardmodus wird dabei nur der aktuelle Screenshot vorgehalten; jeder neue Screenshot überschreibt den vorherigen. Solange die Screenshot-History deaktiviert ist, entsteht kein dauerhaftes Screenshot-Archiv.

Optional kann eine Screenshot-History aktiviert werden, bei der in definierten Intervallen Bilder gespeichert werden. Details zu Intervallen, Speicherort, Zugriff und Aufbewahrungsdauer sollten in der Datenschutzerklärung und in internen Richtlinien geregelt werden.

Technisch kann Wolfeye so betrieben werden, dass es im normalen Büroalltag nicht prominent sichtbar ist. Ob und in welchem Umfang Mitarbeiter über den Einsatz zu informieren sind oder Einwilligungen/Betriebsvereinbarungen erforderlich sind, ist jedoch eine reine Rechtsfrage.

Beispiel: KMU mit 15 Büroplätzen – Auslastung messen statt raten

Ein IT-Dienstleister betreut ein KMU mit 15 Windows-Büro-PCs. Das Management hat das Gefühl, dass die Auslastung „nicht optimal“ ist, kann es aber nicht mit Zahlen belegen.

Nach vorheriger Klärung der rechtlichen Rahmenbedingungen (z. B. mit Datenschutzbeauftragtem und ggf. Betriebsrat) wird Wolfeye auf den Büro-PCs installiert. Über einen begrenzten Zeitraum (z. B. 2 Wochen) werden im Rahmen der vereinbarten Regeln Bildschirmdaten erhoben.

In einer beispielhaften Auswertung zeigt sich:
– Ein erheblicher Anteil der Zeit entfällt auf Social Media, Video-Plattformen und private Kommunikation.
– Zwischen produktiven Aufgaben entstehen immer wieder längere Leerlaufphasen.
– Einige Mitarbeiter sind deutlich stärker ausgelastet als andere.

Statt direkt mit Sanktionen zu reagieren, nutzt der IT-Dienstleister die Daten, um zusammen mit dem KMU:

• Fokus-Zeiten und klare Internet-Richtlinien zu definieren,
• Prozesse (z. B. Ticketverteilung, Schichtplanung) anzupassen,
• und Schulungsbedarfe sichtbar zu machen.

In einer Modellrechnung ergibt sich, dass sich die abrechenbaren Stunden um rund 25 % erhöhen könnten, wenn die gewonnenen Erkenntnisse konsequent genutzt werden. Dieser Wert ist ein Beispiel – reale Ergebnisse können deutlich höher oder niedriger ausfallen.

Beispiel: Top 5 Zeitfresser im Büro (15 PCs, 1 Woche – Modellwerte)

Aktivität	Zeit/Woche (Beispiel)	geschätzte Kosten/Monat*
Social Media (privat)	48 Std.	ca. 1.200 €*
YouTube & Streaming	34 Std.	ca. 850 €*
Private E-Mails & Chats	22 Std.	ca. 550 €*
Online-Shopping	12 Std.	ca. 300 €*
Spiele & Downloads	8 Std.	ca. 200 €*

* vereinfachte Beispielrechnung auf Basis angenommener Stundensätze

Vorher vs. Nachher (Beispiel, keine Garantie)

Hinweis: Die folgenden Prozentangaben sind Modellzahlen aus einem Beispiel-Szenario.

Vorher (Beispiel): geschätzt ca. 68 % produktive Zeit, rund 80+ Stunden offensichtliche Ablenkung pro Woche, wenig Transparenz.
Nachher (Beispiel): Produktivitätsquote näher an ca. 85–90 %, Ablenkung deutlich reduziert, spürbar mehr abrechenbare Stunden und eine klarere Leistungsübersicht.

Warum diskretes Monitoring im Büro so stark sein kann

Wenn Mitarbeiter wissen, dass sie „jede Sekunde überwacht“ werden, reagieren sie häufig mit Abwehr oder rein kurzfristigen Verhaltensänderungen. In vielen Praxisberichten zeigt sich: Offene Überwachung ohne gutes Konzept erzeugt Misstrauen – und bringt wenig nachhaltige Effekte.

Ein sauber eingerahmtes, diskretes Monitoring – mit klaren Regeln, dokumentierten Zwecken und transparenter Kommunikation – kann dagegen:

• über längere Zeiträume realistischere Daten liefern,
• die Grundlage für faire Gespräche über Leistung und Arbeitslast sein,
• und IT-Dienstleistern ermöglichen, datenbasierte Optimierungspakete anzubieten.

Im Beispiel-Szenario kann der IT-Dienstleister zusätzliche, abrechenbare Leistungen rund um Monitoring, Auswertung und Optimierung anbieten. Viele Dienstleister kalkulieren die Wolfeye-Lizenzen als Abo und geben sie mit einem angemessenen Aufschlag an den Kunden weiter – inklusive Einrichtung und Support.

Foto: Pexels (CC0) – Monitoring-Dashboard (Symbolbild)

Dein 14-Tage-Implementierungsplan für IT-Dienstleister (Beispiel, keine Rechtsberatung)

• Tag 1–2: Mit dem KMU klären, ob und in welchem Rahmen Monitoring rechtlich zulässig ist (Datenschutzbeauftragter, Rechtsanwalt, Betriebsrat). Wolfeye auf den ausgewählten Büro-PCs installieren (ca. 5 Min./PC).
• Tag 3–10: Im Rahmen der vereinbarten Regeln Daten sammeln. Fokus auf Muster – keine öffentlichen „Schuldzuweisungen“ an einzelne Mitarbeiter.
• Tag 11: Erste Auswertung erstellen: Top-Zeitfresser, grober Produktivitäts-Score, Auffälligkeiten bei Auslastung.
• Tag 12: Ergebnisse mit der Geschäftsführung besprechen und konkrete Maßnahmen vorschlagen (Fokus-Zeiten, Prozessoptimierungen, Schulungen).
• Tag 13: Gemeinsame Umsetzung: Fokus-Blöcke, angepasste Internet-Richtlinie, Kommunikation der Regeln im Unternehmen.
• Tag 14: Monitoring-Setup und Auswertungen als Service-Paket definieren (z. B. monatliche Reports, Lizenz-Management) – Grundlage für zusätzliche, potenziell abrechenbare Stunden.

Fazit: Büro-Monitoring als Chance – wenn Rahmen und Kommunikation stimmen

Ein großer Teil der Zeitverschwendung entsteht im Büro – obwohl „alle vor Ort“ sind. Mit einer Monitoring-Software wie Wolfeye kannst du als IT-Dienstleister deinem KMU-Kunden helfen, Büro-Produktivität, Auslastung und offensichtliche Zeitfresser mit echten Daten zu betrachten – immer vorausgesetzt, dass der Einsatz rechtlich sauber geregelt ist.

Die genannten Prozentwerte und Kosten sind Beispiele aus Modell-Szenarien. Wie stark sich Produktivität und Billable Hours tatsächlich verändern, hängt von der Ausgangslage, der Unternehmenskultur und den Maßnahmen ab, die aus den Daten abgeleitet werden.

Wenn du herausfinden möchtest, ob Bildschirm-Monitoring im Büro für dich und deine Kunden sinnvoll ist, kann ein 14-tägiger Pilot auf ausgewählten Arbeitsplätzen ein guter, überschaubarer Startpunkt sein.

Hinweis: Dieser Artikel beschreibt Beispiel-Szenarien und Modellrechnungen. Die tatsächliche Entwicklung in Unternehmen kann davon deutlich abweichen. Wolfeye ist Monitoring-Software. Ihre Nutzung unterliegt den jeweils geltenden arbeits- und datenschutzrechtlichen Vorschriften. Wir bieten keine Rechtsberatung – bitte prüfe die Regelungen im jeweiligen Land oder lass dich juristisch beraten.