Nuevas incorporaciones y freelancers: cómo monitorizar y verificar su actividad en PCs de la empresa (screen monitoring & proof of work)

Guía práctica y no jurídica para pymes y proveedores de TI: así puedes supervisar nuevas incorporaciones y freelancers en PCs de la empresa, verificar su actividad en pantalla y obtener un proof of work – sin montar un sistema complejo de control horario.

Ejemplo de monitorización de nuevas incorporaciones y freelancers en PCs de la empresa desde un panel central de pantallas en vivo.

Para muchas pymes, los momentos más sensibles no son los que pasan los empleados veteranos, sino cuando se incorporan nuevos miembros del equipo y freelancers externos.

Preguntas típicas de dueños y proveedores de TI:

• «¿Está la nueva incorporación trabajando realmente en los sistemas que acordamos?»
• «¿Podemos verificar qué hizo un freelancer remoto durante las horas que ha facturado?»
• «¿Hay alguna forma de ver la actividad real en el PC sin montar una infraestructura pesada de control horario?»

Las herramientas clásicas de control horario se centran en cifras (horas, fichajes, temporizadores), pero no muestran qué ocurre exactamente en la pantalla. Por otro lado, las plataformas RMM completas o las configuraciones complejas de escritorio remoto suelen ser excesivas cuando solo quieres visibilidad y proof of work en ciertos PCs de la empresa.

En este artículo verás:

• Qué significa técnicamente «monitorizar y verificar la actividad en el PC» en el contexto de nuevas incorporaciones y freelancers
• Cómo las pantallas en vivo y el historial de capturas pueden dar un proof of work práctico en PCs de la empresa
• Casos de uso típicos para onboarding, período de prueba y personal externo
• Cómo implementar Wolfeye paso a paso para nuevas incorporaciones y freelancers
• Buenas prácticas para usar estos datos de forma responsable y con un propósito claro en el día a día

El enfoque está en aspectos técnicos y organizativos. Cualquier uso de software de monitorización con empleados, freelancers o dispositivos de la empresa debe cumplir siempre las leyes y normativas aplicables en tu país y en tu situación concreta. Este artículo no es asesoría legal y no determina qué está permitido en un país o caso específicos. Las leyes varían. Las cuestiones jurídicas deben aclararse siempre por separado con profesionales cualificados en tu región antes de implantar herramientas de monitorización.

1. Por qué las nuevas incorporaciones y los freelancers son un caso especial

Con los empleados de larga trayectoria, la forma de trabajar suele ser bastante conocida. Con nuevas incorporaciones y freelancers externos la situación es diferente:

• Todavía no conoces su estilo de trabajo ni sus hábitos.
• Muchos trabajan en remoto o con horarios flexibles.
• A veces acceden a procesos o datos sensibles desde el primer día.

Al mismo tiempo, tienes necesidades muy concretas:

• Onboarding y formación: ¿están aplicando realmente los procesos que se les explicó?
• Calidad y productividad: ¿pasan el tiempo en las herramientas y sistemas acordados?
• Proof of work: si un freelancer factura 20 horas, ¿puedes ver, al menos de forma aproximada, qué ocurrió en la pantalla durante ese tiempo en el PC de la empresa?

Sin una forma técnica de ver qué pasa en los PCs de la empresa, muchos dueños «vuelan a ciegas» justo en estas primeras semanas tan importantes.

El control horario por sí solo (por ejemplo, horas registradas en una herramienta de proyectos) muestra cuánto tiempo se ha trabajado, pero no en qué. Las pantallas en vivo y el historial de capturas aportan una capa visual de transparencia por encima de las herramientas que ya utilizas.

Importante: este artículo describe posibilidades técnicas y casos de uso organizativos. No resuelve cuestiones legales. Si puedes o no utilizar herramientas de monitorización en tu caso concreto es algo que siempre debe analizarse por separado con asesoría jurídica cualificada.

2. ¿Qué significa realmente «monitorizar y verificar la actividad en el PC»?

Cuando hablamos de «monitorizar y verificar la actividad en el PC» en el caso de nuevas incorporaciones y freelancers, no tiene por qué tratarse de un seguimiento ultra detallado ni de keyloggers. En muchos escenarios de pymes, es suficiente con:

• Pantalla en vivo: puedes ver la pantalla actual de un PC de la empresa en tiempo real.
• Historial de capturas: puedes revisar instantáneas de la pantalla de periodos concretos (por ejemplo, ayer por la mañana o el martes pasado).
• Selección de PCs relevantes: te centras en los equipos de la empresa usados por nuevas incorporaciones o freelancers, no en todos los dispositivos.

Con esto puedes responder preguntas como:

• «¿Qué aplicaciones estaban abiertas mientras este freelancer estaba conectado?»
• «¿Estaba la nueva incorporación trabajando realmente en el CRM durante su período de onboarding?»
• «¿Qué se veía en la pantalla durante este tramo horario del que ahora estamos hablando?»

En Wolfeye, esto se consigue instalando un pequeño agente de software en cada PC de empresa que quieras monitorizar. El agente envía el contenido de pantalla a un panel central:

• Puedes ver pantallas en vivo en una vista en cuadrícula.
• Puedes abrir el historial de capturas y repasar la actividad pasada en una línea temporal.

El objetivo es lograr una visibilidad práctica y proof of work, no vigilar cada detalle las 24 horas. A nivel interno, deberías definir qué PCs se monitorizan, en qué situaciones se utiliza el panel y quién tiene acceso.

3. Caso de uso 1: acompañar a nuevas incorporaciones en onboarding y período de prueba

Los primeros días y semanas de una nueva incorporación son críticos. Hay que aprender sistemas, procesos y expectativas, a menudo en entornos híbridos con días de home office.

Con un panel de pantallas en vivo y un historial de capturas en PCs de la empresa, puedes apoyar esta fase de forma mucho más activa:

3.1 Ver si se están aplicando realmente los contenidos de formación

• Después de una formación en CRM o ERP, puedes comprobar si la nueva incorporación trabaja de verdad en esos sistemas en su día a día.
• Los malentendidos se detectan antes: si ves que se utiliza la herramienta equivocada, puedes hacer un refuerzo de forma muy dirigida.

3.2 Apoyo sin llamadas y mensajes constantes

• En lugar de preguntar continuamente «¿qué ves ahora en la pantalla?», un responsable puede echar un vistazo rápido a la pantalla en vivo.
• Esto ahorra tiempo a ambas partes y reduce la presión sobre la nueva incorporación, que puede seguir trabajando mientras recibe apoyo.

3.3 Documentar fases seleccionadas del período de prueba

• En algunas organizaciones es útil disponer de un registro visual de la actividad en PCs de la empresa para determinadas funciones durante el período de prueba.
• El historial de capturas puede hacer que las conversaciones de seguimiento sean más concretas («así era tu trabajo en la semana 1 frente a la semana 4»).

Todo ello debe realizarse dentro de un marco claro: qué roles se monitorizan de esta forma, qué responsables tienen acceso y cómo se utilizan los datos (por ejemplo, principalmente para formación y calidad, no para micromanagement).

4. Caso de uso 2: freelancers y personal externo – proof of work en PCs de la empresa

Los freelancers y proveedores externos son clave para muchas pymes, pero también plantean desafíos:

• Trabajan a menudo en remoto y con gran autonomía.
• Facturan por horas o por días.
• A veces acceden a sistemas críticos (soporte, contenido, entrada de datos, etc.).

Cuando los freelancers trabajan en PCs de la empresa (por ejemplo, por escritorio remoto a un equipo de oficina o en un dispositivo dedicado), la monitorización de pantallas aporta una capa importante de transparencia:

4.1 Contrastar partes de horas con la actividad real en pantalla

• Si un freelancer factura 10 horas en un día concreto, el historial de capturas muestra qué aplicaciones estaban abiertas y cómo se usó el PC de la empresa en ese periodo.
• Esto no sustituye tus contratos ni tus herramientas de gestión de proyectos, pero añade un control visual muy útil.

4.2 Proteger sistemas y datos críticos

• Para sistemas sensibles (CRM, facturación, tickets...) puedes limitar a los freelancers a ciertos PCs de la empresa bajo monitorización.
• La vista en vivo y las capturas ayudan a comprobar si se usan los sistemas según lo acordado y siguiendo vuestros procesos internos.

4.3 Generar confianza y claridad

• Los acuerdos claros más herramientas transparentes suelen generar más confianza que las expectativas poco definidas.
• Puedes explicar a los freelancers que los PCs de la empresa están monitorizados por razones de calidad y seguridad y que esto forma parte de vuestra configuración estándar.

Importante: en la práctica deberías dejar siempre por escrito tus expectativas y tu forma de trabajar, tanto a nivel interno como en contratos. Este artículo ofrece ideas técnicas y organizativas, pero no sustituye la asesoría legal ni la redacción contractual.

5. Implementar Wolfeye para nuevas incorporaciones y freelancers – paso a paso

Cada entorno es distinto, pero muchas pymes y proveedores de TI siguen un patrón similar cuando introducen Wolfeye para nuevas incorporaciones y personal externo.

1. Definir alcance y objetivos
   Aclara qué roles y PCs quieres monitorizar. Suelen ser un buen punto de partida:
   • Nuevas incorporaciones durante el onboarding y el período de prueba.
   • Freelancers que trabajan en determinados PCs de la empresa.
   • Funciones críticas como soporte, producción de contenidos o entrada de datos.
2. Preparar normas internas y comunicación
   Define quién tendrá acceso al panel y con qué finalidad (formación, calidad, apoyo a procesos...). Las cuestiones legales deben aclararse con profesionales en tu país antes del despliegue.
3. Instalar Wolfeye en los PCs de la empresa seleccionados
   En cada PC Windows que quieras incluir se instala el software de Wolfeye. Una vez instalado, el equipo podrá enviar su pantalla a tu panel de Wolfeye y generar un historial de capturas.
4. Configurar vistas para responsables y proveedores de TI
   En el panel puedes agrupar los PCs de forma lógica (por ejemplo, «nuevas incorporaciones», «freelancers», «soporte»). Así, responsables y equipos de TI encuentran rápidamente las pantallas relevantes.
5. Empezar con un piloto pequeño y ajustar
   Prueba la configuración con un número reducido de PCs y roles. A partir de esa experiencia, refina:
   • Qué equipos deben monitorizarse de forma permanente.
   • Quién necesita qué nivel de acceso.
   • Cómo se integran las pantallas en vivo y el historial de capturas en los procesos del día a día.

El objetivo es una configuración enfocada que apoye tu negocio, no una infraestructura de monitorización sobredimensionada que nadie termine usando.

6. Buenas prácticas para un uso responsable y con propósito

Monitorizar a nuevas incorporaciones y freelancers en PCs de la empresa puede ser muy útil, pero la forma de usarlo en la práctica es clave. Algunas recomendaciones organizativas generales:

• Usar la monitorización con un propósito claro: céntrate en onboarding, calidad, seguridad y proof of work, no en «vigilarlo todo por si acaso».
• Limitar los accesos: da acceso al panel solo a los roles que realmente lo necesitan (por ejemplo, determinados responsables, dirección, proveedores de TI).
• Monitorizar PCs de la empresa seleccionados: no hace falta incluir todos los equipos; céntrate en dispositivos y funciones clave.
• Combinar monitorización y formación: utiliza lo que ves para mejorar procesos y formación, no solo para señalar errores.
• Documentar las normas internas: deja por escrito cómo y cuándo se pueden utilizar la monitorización de pantallas y el historial de capturas en tu empresa.

Estas son recomendaciones organizativas generales, no indicaciones legales. Lo que es obligatorio o está permitido en tu país, sector y caso concreto puede variar mucho. Antes de implantar sistemas de monitorización de pantallas para empleados o freelancers, analiza siempre el marco legal aplicable a tu situación con asesoría jurídica cualificada.

7. Demo en vivo: nuevas incorporaciones y freelancers en el panel de Wolfeye

En el siguiente vídeo verás una demo en vivo de Wolfeye centrada en nuevas incorporaciones y freelancers. Verás cómo se muestran los PCs de la empresa en el panel, cómo funcionan las pantallas en vivo en la práctica y cómo puedes entender mejor la actividad en el PC.

Vídeo: demo en vivo del uso de Wolfeye para nuevas incorporaciones y freelancers en PCs de la empresa. La demo muestra posibilidades técnicas y uso diario. Es solo informativa y no sustituye la asesoría legal.

Conclusión

Las nuevas incorporaciones y los freelancers aportan mucho valor, pero también incertidumbre.

Con un panel enfocado de pantallas en vivo y un historial de capturas en PCs de la empresa puedes hacer que esta fase sea mucho más transparente: ves qué herramientas se usan, cómo se siguen los procesos y qué ocurrió en la pantalla durante las horas facturadas.

Wolfeye está diseñado para ofrecer precisamente esa capa visual: pantallas en vivo e historial de capturas en PCs de la empresa seleccionados, con una implementación ligera y rápida. No sustituye a tus contratos, tu control horario ni tus herramientas RMM, sino que las complementa cuando necesitas proof of work práctico y mayor visibilidad.

Al mismo tiempo, la monitorización de nuevas incorporaciones y freelancers es siempre un tema sensible. Cada organización debe definir normas internas claras, limitar accesos y aclarar las cuestiones legales por separado. Este artículo no puede ofrecer asesoría jurídica ni determinar qué está permitido en tu país. Un enfoque pragmático es empezar con un grupo piloto pequeño de PCs de la empresa, probar cómo te ayudan el panel en vivo y el historial de capturas en el onboarding y con freelancers, y a partir de ahí decidir con dirección, TI y, si procede, asesores legales.

Wolfeye es software de monitorización. Su uso debe cumplir siempre las leyes y normativas aplicables en tu país y situación. Este artículo tiene un carácter meramente informativo en lo técnico y organizativo y no constituye asesoría legal ni garantía de resultados concretos.